Podróż służbowa zawsze jest związana z pewnymi kosztami. Co więcej, pracownikom przysługują odgórnie przydzielone przywileje. Dotyczy to m.in. noclegów, diety oraz kosztów podróży. Jednak nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że są pewne warunki, żeby uzyskać pieniądze od pracodawcy. Musimy mieć świadomość wszystkich tych kwestii.
Co to jest delegacja?
Delegacja to rodzaj podróży służbowej, którą pracodawca zleca pracownikowi. Polega ona na tym, że jesteśmy wysłani poza miejscowość, gdzie według umowy jest nasze miejsce pracy. Jednocześnie warto pamiętać o tym, że w umowie terenem naszej pracy może być całe województwo, a nawet kraj. W takim wypadku nawet jak wyjdziemy poza oficjalną siedzibę firmy, to nie będzie to podróż służbowa.
Delegacja krajowa – co musimy wiedzieć?
Rozliczenie delegacji krajowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z 29.01.13 r. W związku z tym sumy, jakich możemy się spodziewać, są z góry ustalone. Jednak pracodawca ma możliwość ich podniesienia. Natomiast nigdy nie może zejść poza kwotę ustaloną w rozporządzeniu. Jednocześnie wielu ludzi zastanawia się, jak rozliczyć delegację? Przede wszystkim musimy zachować wszystkie faktury i paragony. To na ich podstawie będziemy mogli uzyskać zwrot pieniędzy za koszta, które ponieśliśmy w związku z pełnieniem naszych obowiązków.
Delegacja zagraniczna – czego możemy się spodziewać?
W koszty delegacji wlicza się m.in. rozliczenie diet zagranicznych. Ich wysokość jest zależna od kraju, do którego wyjeżdżamy. Pracownikowi przysługuje pełna kwota diety za każdą dobę. Natomiast jeśli w delegacji spędzamy mniej niż osiem godzin, to dostaniemy 1/3 pełnej diety. W przypadku 8-12 godzin będzie to już połowa. Nawet w sytuacji, kiedy pracodawca zapewnia wyżywienie, to pracownikowi przysługuje 25%.
Jednak nie tylko jedzenie obejmuje delegacja zagraniczna. Ryczałt za noclegi również możemy odliczyć od naszych kosztów. Warunkiem jest przedstawienie dokumentów potwierdzających ten fakt. W przeciwnym razie uzyskamy zaledwie 25% limitu. Tak jak w przypadku diet, jego wysokość zależy od kraju, w którym będziemy.
Co jeszcze wchodzi w rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej?
Podróż służbowa generuje wiąże się również z innymi wydatkami. Musimy brać również pod uwagę m.in. dojazd. W tym przypadku panują dokładnie takie same zasady jak podczas delegacji krajowej. Mamy do dyspozycji pieniądze w wysokości jednej diety. Możemy je przeznaczyć na przejazd z i do lotniska (lub innego środka transportu) w miejscowości, gdzie pracujemy lub nocujemy.
Zwrotu pieniędzy możemy także oczekiwać za przewóz bagażu osobistego (do 30 kg). Dotyczy to tylko tych podróży służbowych, które trwają trzydzieści dni lub lecimy do państwa, które jest poza Europą. Sytuacja wygląda podobnie, jeśli potrzebowaliśmy pomocy lekarza lub konkretnych lekarstw. Oczywiście musimy mieć na to odpowiednie dokumenty. Nie dotyczy to operacji plastycznych, protez czy okularów.
